Officenter automatiseert de financiële consolidatie

Over Officenter

‍
Officenter is een toonaangevende aanbieder van businesscenters en flexibele werkplekoplossingen voor ondernemers, freelancers en groeiende bedrijven. Met locaties verspreid over meerdere regio’s bedient Officenter een breed scala aan klanten, van startups tot gevestigde ondernemingen.

Uitdagingen in financiële rapportering

Met de groei van Officenter nam ook de complexiteit van de financiële administratie toe. Elke vestiging en entiteit moest haar financiële gegevens en boekhoudingen aanleveren, wat leidde tot een groot aantal losse bestanden. Deze gefragmenteerde werkwijze maakte de maandelijkse en jaarlijkse consolidatie van financiële data tijdrovend en foutgevoelig. Om de verdere groei te kunnen ondersteunen en de besluitvorming te verbeteren, ging Officenter op zoek naar een schaalbare en efficiënte oplossing.

Handmatige Excel-processen

Voorheen werden alle financiële gegevens van de meer dan 30 vennootschappen van de Officenter groep handmatig verzameld en beheerd in Excel. Dit was niet alleen arbeidsintensief, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. De consolidatie van de cijfers vergde vaak meerdere correctierondes, waardoor het opmaken van tijdige rapporten een constante uitdaging was.

Complexe consolidatiestructuur

• 30+ vennootschappen met elk hun eigen financiële administratie.

• Tijdrovende afstemming tussen entiteiten.

‍

Gevolgen

• Inefficiënte workflow: Veel tijd ging verloren aan het verzamelen, kopiëren en samenvoegen van gegevens in Excel.

• Hoge foutgevoeligheid: Handmatige bewerkingen leidden tot incorrecte cijfers en dubbel werk.

• Vertraagde besluitvorming: Door de lange consolidatietijd hadden managers niet altijd tijdig inzicht in de actuele financiële situatie.

De oplossing: InsightData Finance App

Om deze uitdaging aan te pakken, implementeerde Officenter de InsightData Finance App. Dit software platform is gericht op automatisering van boekhoudkundige processen, real-time data-inzicht en het centraliseren van financiële informatie.

De financiële processen en rapportagebehoeften werden in kaart gebracht en er werd een nauwe samenwerking opgezet tussen het Officenter-management, de financiële afdeling en de Solution Architect van InsightData.

“Dankzij de InsightData Finance App hebben we niet alleen de consolidatie van al onze vennootschappen enorm versneld, maar ook de kwaliteit van onze financiële rapportages aanzienlijk verbeterd. We beschikken nu over real-time inzicht, waardoor we sneller en nauwkeuriger kunnen bijsturen.” Koen Batsleer, CFO

De bestaande Excel-bestanden en boekhoudpakketten, waaronder Adsolut, van alle vennootschappen werden gekoppeld aan de Finance App. Real-time koppelingen en automatiseringen zorgden ervoor dat handmatige invoer tot de verleden tijd behoort.

Medewerkers kregen opleidingen en handleidingen om het nieuwe systeem efficiënt te gebruiken. Het implementatieteam testte de output en validiteit van de datagrondig voordat het systeem live ging.

Resultaten en voordelen

Snellere consolidatie

Dankzij de geautomatiseerde datastromen is de tijd voor consolidatiesterk gereduceerd. Waar voorheen dagen in beslag werden genomen om Excel-sheets samen te voegen, krijgt het management nu veel sneller een actueel overzicht.

Minderfouten

Handmatige invoer- en kopieeracties zijn volledig verleden tijd, wat heeft geresulteerd in een drastische daling van menselijke fouten. Zelfs foutief geboekte data wordt nu sneller opgepikt.

Real-time inzicht

Het management van Officenter kan op elk gewenst moment de financiële status van alle vennootschappen raadplegen. Dit leidt tot snellere en beter onderbouwde beslissingen.

Schaalbaarheid

De Finance App groeit mee met de organisatie. Nieuwe locaties en vennootschappen kunnen eenvoudig worden toegevoegd zonder grote aanpassingen in het proces.

Kostenbesparing

Door de efficiëntere verwerking van data en het beperken van foutendalen de administratieve kosten. Daarnaast is er minder tijd kwijt aan correctiewerk, waardoor medewerkers zich kunnen richten op taken met hogere toegevoegde waarde.

Conclusie

De overstap van Officenter naar de InsightData Finance App heeft de manier waarop financiële data wordt beheerd en gerapporteerd, grondig getransformeerd. Door alle vennootschappen te consolideren in één gecentraliseerd en geautomatiseerd platform, heeft Officenter nu een actueel en accuraat beeld van de financiën. Dit draagt direct bij aan efficiëntere besluitvorming en betere sturing van de organisatie. Koen Batsleer van Officenter: “Dankzij de InsightData Finance App hebben we niet alleen de consolidatie van al onze vennootschappen enorm versneld, maar ook de kwaliteit van onze financiële rapportages aanzienlijk verbeterd. We beschikken nu over real-time inzicht, waardoor we sneller en nauwkeuriger kunnen bijsturen.”

Voor organisaties die voor dezelfde uitdagingen staan – zoals complexe, handmatige consolidaties en tijdrovende Excel-processen – illustreert de ervaring van Officenter hoe een slimme automatiseringstool niet alleen tijd en kosten kan besparen, maar ook de betrouwbaarheid van financiële rapportages aanzienlijk verbetert.

Officenter blijft innoveren en uitbreiden, en dankzij de implementatie van de InsightData Finance App is het bedrijf klaar voor verdere groei en nieuwe uitdagingen in de toekomst.