Van Excel-werk naar real-time dashboards: Flamingo Pet Products optimaliseert warehouseprocessen

Flamingo Pet Products is een gevestigde naam in de huisdierenbranche met een rijke historie in het ontwikkelen en distribueren van hoogwaardige producten, en heeft zich door de jaren heen ontpopt tot een betrouwbare partner voor zowel particulieren als professionele afnemers. Met een aanzienlijk personeelsbestand werkt het bedrijf aan een breed assortiment, variërend van speelgoed en voeding tot accessoires en verzorgingsproducten. Door constante groei in omzet en marktaandeel, gecombineerd met klantgerichtheid en snelle levering, onderscheidt Flamingo Pet Products zich van de concurrentie met een sterke focus op innovatie en uitbreiding van het aanbod. Het resultaat is een solide reputatie in binnen- en buitenland, ondersteund door een trouwe klantenbasis bestaande uit speciaalzaken, dierenwinkels en tuincentra.

Situering van de problematiek

Picking performance:

• Er werd veel manueel werk verricht in Excel om de picking performance (productiviteit bij het orderpicken) per medewerker op te volgen.
• Elke maand werd er een overzicht via e-mail verstuurd met daarin de prestaties vande medewerkers, gekoppeld aan een bonusregeling.
• Er was geen directe koppeling tussen de pickgegevens en de tiktijden in het GPS-systeem (het tikklok- of urenregistratiesysteem).

Operations:

• Er was geen live overzicht van het ‘todo’-pickwerk in het magazijn. Men kon niet op elk moment inzien hoeveel werk er nog was en hoe de voortgang verliep.

Teamleader: De teamleider miste een handig dashboard om in één oogopslag te kunnen zien:

• Wie van het team afwezig of ziek is (en tot wanneer).
• De real-time prestaties van de medewerkers gedurende de dag.
• Eventuele overgeslagen picklijnen.
• In-en uitkloktijden van medewerkers.
• Waar er zich inefficiënties voordoen in het magazijnproces.

Gewenste situatie

• Picking performance: Automatische berekening van de picking performance op basis van pickgegevens en tikklokdata (GPS), met wekelijks automatische e-mailrapportages naar de medewerkers.

• Operations: Een live overzicht van de status van picklijnen (voltooid, in uitvoering, gepland) per routegroep. Op basis van de huidige picking performance en het aantal actieve pickers moet men een prognose kunnen maken van hoeveel tijd de resterende pickwerkzaamheden zullen vergen.

• Teamleader: Eén allesomvattend overzicht per picking team, waarin de teamleider alle benodigde informatie heeft om het team efficiënt aan te sturen en indien     nodig vervanging te regelen. 

Omschrijving van de oplossing

Bij de selectie van de oplossing lag de nadruk op betaalbaarheid en een duidelijke return-on-investment, compatibiliteit met het bestaande RAW ERP systeem, de betrouwbaarheid en stabiliteit van het systeem, en een implementatiepartner met de juiste supply-chain-expertise om de bedrijfsprocessen snel te doorgronden.

Voor de technische realisatie werd gekozen voor de InsightData Operations App. De communicatie en coördinatie verliep voornamelijk via de IT-afdeling van Flamingo Pet Products.

"Dankzij de automatisering en overzichtelijke dashboards kunnen we ons nu richten op de analyse van resultaten in plaats van tijd te verliezen aan het verzamelen van data." Kevin Schellens – Warehouse Manager

Gefaseerde aanpak

In de eerste fase werd een diepgaande analyse van pickdata en GPS-data uitgevoerd, waardoor men de bedrijfsprocessen op detailniveau leerde kennen en een basis voor verdere optimalisaties legde. Daarna werd een teamleader-dashboard geconfigureerd om real-time inzicht te bieden in aanwezigheden, prestaties en afwijkingen. Vervolgens werd dit dashboard uitgebreid met een live overzicht van toekomstig pickwerk en een prognose van de benodigde tijd. Dankzij een iteratieve aanpak en regelmatige fysieke bijeenkomsten met medewerkers, teamleiders en de IT-afdeling kon de voortgang continu worden geëvalueerd en de oplossing stapsgewijs worden verfijnd. 

Vergelijking tussen oude en huidige situatie

• Minder handmatig werk: Waar voorheen Excel-sheets en e-mails de basis vormden, is er nu een geautomatiseerd rapportagesysteem. Dit scheelt niet alleen in handmatige uren, maar vermindert ook de kans op fouten.

• Focus op beslissingen in plaats van data verzamelen: Doordat de cijfers automatisch gegenereerd worden, verschuift de aandacht naar het analyseren van trends en het nemen van proactieve maatregelen.

• Real-time inzicht: De dashboards bieden direct zicht op trends en operationele knelpunten, waardoor teamleiders en managers beter en sneller kunnen bijsturen.

• Datakwaliteit en -integriteit: Onjuiste tikgegevens (bijvoorbeeld foutieve in- of uitklokkingen) worden veel sneller gesignaleerd en gecorrigeerd.

Voordelen: tijdwinst, efficiëntie en kostenreductie

• Tijdwinst: De automatisering van rapportages en real-time dashboards zorgt voor een significante daling in de manuele verwerkingstijd.

• Efficiëntie: Door snel en adequaat in te spelen op operationele data, worden inefficiënties in de picking-processen gereduceerd.

• Kostenreductie: Een hogere productiviteit en minder fouten leiden uiteindelijk tot lagere operationele kosten en een hogere klanttevredenheid. 

Conclusie

De implementatie van de InsightData Operations App bij Flamingo Pet Products heeft geleid tot een significante verbetering in picking performance, operationeel overzicht en het aansturen van medewerkers. Door data uit verschillende bronnen (pickgegevens en GPS-tikklok) te combineren in één geïntegreerd dashboard, geniet Flamingo Pet Products nu van meer efficiëntie, lagere kosten en een verbeterde besluitvorming op alle niveaus van de organisatie.

‍